Hướng dẫn lên bản kế hoạch hoàn hảo cho một bữa tiệc

0
4843

Việc lên kế hoạch tổ chức tiệc là một việc khó hay dễ? Khi nhắc đến các bữa tiệc, hoạt động hội hè và không khí vui vẻ sẽ luôn là điều thu hút nhất đối với khách mời của buổi tiệc. Việc tạo ra được không khí vui tươi đó là thách thức vô hình, vấn đề đau đầu với nhiều người.

Một bản kế hoạch chi tiết và cụ thể sẽ như kim chỉ nam giúp sự kiện đó đi được đúng hướng và có thêm nhiều lựa chọn cho tương lai. Chính vì vậy, để có thể lên được bản kế hoạch tổ chức sự kiện thì điều đầu tiên chúng ta cần phải biết đó là mọi sự kiện đều cần có một kế hoạch thật chỉnh chu.

Một bản kế hoạch tổ chức tiệc hoàn hảo bao gồm:

Thời điểm tổ chức tiệc
Thời điểm tổ chức cũng cần tránh xa các ngày dành cho gia đình như dịp lễ tết hay giáng sinh, bởi lẽ lượng khách tham dự sẽ giảm xuống rất nhiều trong thời gian đó. Cần cố gắng lựa chọn những ngày không quá gần các ngày lễ hoặc có những sự kiện hấp dẫn khác cùng thời điểm diễn ra. Điều quan trọng trước tiên là xác định ngày giờ diễn ra sự kiện, rõ ràng mong muốn của bạn là buổi tiệc sẽ có nhiều khách mời tới tham dự.

Chủ đề tiệc
Có một chủ đề cụ thể ngay từ đầu sẽ giúp các bước còn lại trở nên dễ dàng hơn. Bạn cần quyết định chủ đề của buổi tiệc là gì sau khi định ngày tổ chức. Tiếp theo đó, tiến hành đưa ra chủ đề cho buổi tiệc, nếu chúng không phù hợp với chủ đề thì sẽ giúp cắt giảm được rất nhiều chi tiết rườm rà. Hãy cố gắng để các khách mời đều thích chủ đề đó và nếu chủ đề yêu cầu phải có phục trang đặc biệt, hãy đảm bảo việc mọi người có đủ thời gian chuẩn bị chúng. Bên cạnh đó, mọi người thường thích những chủ đề sáng tạo và sẽ ăn mặc để phù hợp với chủ đề bạn đưa ra.

Ngân sách
Vấn đề vượt ngân sách là vấn đề đau đầu với mọi người, nó có thể giết chết cả buổi tiệc. Cho nên, phần còn lại của các bước là lên kế hoạch tổ chức sẽ phải xoay quanh những gì ngân sách có thể giải quyết được những vấn đề phát sinh trong thời gian tổ chức. Chẳng hạn như: nếu như chú trọng vào trang trí thì nên cắt giảm chi phí cho phần ăn uống. Thay vì thuê dịch vụ, thì bạn có thể tự làm các đồ trang trí đơn giản, thay vì thuê band nhạc sống sử dụng nhạc ghi sẵn, v.v… Bên cạnh đó, trong trường hợp cần thiết nên có nhiều phương án để cắt giảm chi phí.

Địa điểm tổ chức
Yếu tố quan trọng tiếp theo là địa điểm. Và một điểm mấu chốt cần ghi nhớ khi lựa chọn địa điểm chính là vấn đề thời tiết ngày tổ chức. Chắc chắn, sẽ không ai muốn tổ chức tiệc bữa tiệc bên hồ bơi vào tháng một ở Hà Nội cả… Ngoài ra, với một địa điểm phù hợp có thể phá hỏng toàn bộ công sức hoặc làm nên bữa tiệc đáng nhớ của bạn. Bên cạnh đó, bạn có thể cân nhắc về số lượng khách mời sẽ địa điểm, địa điểm đó cho phép khách mời làm những hoạt động gì và tham dự có phù hợp với chủ đề của tiệc hay không?

Danh sách khách mời của bữa tiệc
Việc kiểm tra xem không gian bữa tiệc có sức chứa bao nhiêu người là việc vô cùng hệ trọng. Cho dù với kiểu không gian tổ chức nào thì cũng sẽ có giới hạn nhất định về một lượng khách mời mà bạn muốn mời tới. Bên cạnh đó, mọi người thường tụ tập thành những nhóm nhỏ hay tập trung thành một nhóm lớn đông đúc, cũng sẽ là một sự khác biệt về sức chứa nếu trong buổi tiệc. Bếu không gian cho phép tạo thành các nhóm nhỏ bên cạnh các nhóm lớn, sẽ có thể mời được nhiều khách hơn.

Mời khách tham gia
Ví dụ với tiệc cưới, lời mời sẽ trang trọng hơn là mời tới dự tiệc sinh nhật. Khi đã quyết định danh sách khách mời, tiếp đến bạn cần mời họ. Một điểm đáng lưu ý là lời lẽ mời có thể phụ thuộc loại hình của buổi tiệc khác nhau. Có thể sử dụng thư mời qua email hoặc thậm chí là thông qua sự kiện trên facebook, nếu bạn là người không muốn lãng phí ngân sách cho việc in ấn thiệp mời bằng giấy.

Âm nhạc và đồ ăn

Khi tiến hành lên thực đơn bữa tiệc, bạn nên chú ý đến cả những khách mời đang ăn chay hay ăn kiêng, và chế độ ăn riêng cho trẻ em như thế nào để chuẩn bị cho khách mời. Thiết kế những lựa chọn đa dạng, làm vừa lòng cả những người khó tính nhất khi tham gia bữa tiệc. Một vài chủ để tiệc sẽ hấp dẫn hơn nếu nó etoro gắn kết được với các món ăn trên bàn tiệc (Điều này tùy theo quan điểm cá nhân của mỗi event planner). Sử dụng âm nhạc nhạt nhẽo và đồ ăn không ngon miệng là cách đơn giản nhất để phá hỏng một buổi tiệc. Nếu muốn mọi người hài lòng, cách tốt nhất là khiến họ nhảy nhót, lắc lư theo những giai điệu hay, trò chuyện vui vẻ và ra về với một cái bụng no. Cũng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn thuê riêng 1 đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ về ăn uống, các band nhạc và DJ chuyên nghiệp.

Đồ uống trong bữa tiệc
Hãy đảm bảo có cả những đồ uống không cồn bởi sẽ có trẻ em và những khách hàng không uống được bia rượu vì các lý do đặc biệt khác nhau. Nếu mọi người đều trên 21 tuổi, bạn có thể chuẩn bị các đồ uống có cồn. Trước khi mời họ tới tham dự tiệc, một điều cần chú ý đến chính là độ tuổi của các khách mời. Bạn nên thuê riêng một bar tender nếu đó là buổi tiệc dành cho đại gia đình vào buổi tối.

Tạo không khí vui vẻ bao trùm lên bữa tiệc
Đầu tiên, hãy lên danh sách những hoạt động yêu thích của từng đối tượng khách mời có mặt trong buổi tiệc và chuẩn bị. Vấn đề đau đầu nhất với các event planner là làm sao để khách mời tận hưởng bữa tiệc vui vẻ nhất. Họ nhìn thấy không khí vui vẻ của buổi tiệc, họ sẽ không ngại ngần tham gia để chung vui, tuyệt vời hơn nếu có sẵn những khu vực vui chơi cho thiếu nhi, các hoạt động tương tác trong buổi tiệc như karaoke, game tương tác, và khuấy động khán giả để họ tham gia quẩy cùng bạn.

Dọn dẹp sau khi tiệc kết thúc
Để tổ chức một buổi tiệc hoành tráng sẽ khiến bạn kiệt sức và sẽ không hề vui tí nào khi phải tự mình thu dọn bãi chiến trường. Mặc dù trách nhiệm của một kế hoạch sự kiện là phải quản lý mọi thứ dù nhỏ nhất trong buổi tiệc nhưng tốt nhất bạn hãy tự thưởng cho mình sau cả quá trình mệt mỏi bằng cách thuê dịch vụ dọn dẹp.